Relancer un client pour impayé

Fiche rapide

• Audience: Connecté
• Temps estimé: 10 à 20 minutes
• Dernière mise à jour: 2026-03-18

Objectif

Relancer efficacement les factures en retard de paiement en adoptant une approche progressive et documentée, sans détériorer la relation commerciale.

Étapes détaillées

1) Identifier et segmenter les factures en retard

1. Ouvrez Ventes > Factures.
2. Filtrez les factures par statut Échu ou Non payé.
3. Triez par ancienneté de retard :

• 1 à 7 jours : retard léger, probablement un oubli
• 8 à 30 jours : retard confirmé, relance ferme
• Plus de 30 jours : retard critique, processus de recouvrement

Conseil : Notez les clients avec lesquels vous avez déjà une relance en cours pour éviter d'envoyer deux messages simultanément.

2) Préparer la relance adaptée au niveau de retard

Niveau 1 — Rappel courtois (1 à 7 jours de retard)

Ton amical et factuel. Mentionnez simplement la référence, le montant et la date d'échéance passée. Proposez vos coordonnées en cas de question.

Niveau 2 — Relance ferme (8 à 30 jours)

Ton professionnel et direct. Rappel des tentatives précédentes, demande de règlement sous un délai précis (ex. : « sous 5 jours ouvrés »). Mentionnez les éventuelles pénalités contractuelles.

Niveau 3 — Dernier rappel avant procédure (plus de 30 jours)

Ton formel. Dernier délai clair et non négociable. Mentionnez explicitement les suites envisagées (mise en demeure, prestataire de recouvrement).

3) Envoyer la relance

1. Depuis la fiche facture, ouvrez l'action Envoyer ou Relancer.
2. Vérifiez l'adresse email du destinataire.
3. Personnalisez le message si nécessaire.
4. Confirmez l'envoi.

4) Conserver l'historique

1. Après chaque relance, notez la date et le canal utilisé dans les notes internes de la facture.
2. En cas de réponse client (promesse de paiement, demande de délai), documentez-la.
3. Si un accord de paiement échelonné est trouvé, ajoutez des échéances intermédiaires.

⚠️ Attention : Avant d'envoyer une relance, vérifiez toujours les paiements en attente ou les virements récents. Relancer un client déjà en train de payer nuit à votre crédibilité.

Bon à savoir

• Un premier message factuel et courtois règle la majorité des retards de moins d'une semaine.
• La régularité est clé : des relances prévisibles et espacées sont plus efficaces que des rappels intempestifs.
• Notez les clients habituellement bons payeurs — un retard isolé peut avoir une raison simple.
• Plus vous relevancez tôt après l'échéance, plus le taux de recouvrement est élevé.
• Documentez chaque relance : en cas de litige, l'historique est précieux.

Erreurs fréquentes

Relance envoyée à un client qui avait déjà payé

Vérifiez systématiquement le statut de la facture et les paiements en attente avant tout envoi. Un paiement par virement peut mettre 1 à 3 jours ouvrés à se confirmer.

Trop de relances non ciblées en même temps

Travaillez par lots prioritaires (les retards les plus anciens en premier) plutôt que de traiter toutes les factures d'un coup. Cela rend votre suivi plus lisible.

Ton de la relance trop agressif dès la première tentative

Le premier message doit rester factuel et amical. Durcir le ton prématurément peut mettre fin à une relation commerciale pour un simple oubli de paiement.