Fiche rapide
- Audience: Connecté
- Temps estimé: 10 à 20 minutes
- Dernière mise à jour: 2026-03-18
Objectif
Maintenir une base client propre, à jour et sans doublons pour accélérer la création de devis et de factures, et améliorer la qualité du suivi commercial.
Étapes détaillées
1) Créer une fiche client complète
- Depuis le menu Clients, cliquez sur Nouveau client.
- Renseignez au minimum :
- Nom complet (prénom + nom pour un particulier, raison sociale pour une entreprise)
- Email principal : adresse valide et consultée
- Téléphone : numéro joignable
- Adresse : complète si elle doit figurer sur les documents (devis, factures)
- Pour une entreprise, ajoutez également : SIRET, numéro de TVA intracommunautaire si applicable.
- Enregistrez la fiche.
Conseil : Avant de créer une fiche, recherchez toujours l'email ou le téléphone dans la liste existante. La majorité des doublons vient d'une vérification oubliée.
2) Garder les informations à jour
- Dès qu'un client vous signale un changement (déménagement, nouvel email, nouveau responsable), mettez la fiche à jour immédiatement.
- Vérifiez les fiches des clients actifs lors de chaque nouvelle commande ou devis.
- Complétez les fiches incomplètes progressivement — ne laissez pas une fiche sans email valide si vous avez besoin d'envoyer des documents.
3) Utiliser l'activation et la désactivation intelligemment
- Désactivez les clients obsolètes (anciens partenaires, comptes test, doublons résiduels) pour alléger la liste sans perdre l'historique.
- Réactivez un client désactivé si la relation commerciale reprend.
- Un client désactivé n'apparaît plus dans les listes par défaut mais reste accessible via le filtre Inactifs.
4) Contrôler avant toute action commerciale
Avant de créer un devis ou une facture pour un client :
- Ouvrez sa fiche et vérifiez les informations clés.
- Confirmez que l'email est correct (c'est sur cette adresse que le document sera envoyé).
- Vérifiez l'adresse si elle doit figurer sur la facture.
- Mettez à jour si nécessaire avant de générer le document.
Checklist qualité CRM
- Aucun doublon identifiable par email ou téléphone
- Coordonnées à jour sur les clients actifs
- Clients inactifs correctement marqués
- Adresses complètes sur les clients facturés
- Email valide sur chaque fiche active
Bon à savoir
- Un CRM propre et à jour réduit les erreurs d'envoi (mauvaise adresse, mauvais destinataire) et les retards de paiement liés à des coordonnées incorrectes.
- Mieux vaut une base compacte et fiable qu'une base volumineuse remplie de fiches incomplètes ou obsolètes.
- Partagez des règles de saisie simples avec votre équipe (format du nom, gestion des entreprises vs particuliers) pour maintenir la cohérence.
Erreurs fréquentes
Je ne retrouve pas un client existant
Vérifiez les filtres actifs (un filtre « Actif uniquement » peut masquer les clients désactivés). Testez aussi la recherche par email ou numéro de téléphone.
Je crée des doublons sans le vouloir
Recherchez systématiquement par email puis par téléphone avant toute création. Si un doublon existe déjà, désactivez l'entrée en double plutôt que de la supprimer.
Je ne peux pas modifier la fiche d'un client
Votre rôle dans la plateforme ne dispose peut-être pas des droits de modification. Contactez l'administrateur de votre espace.